Workflows métier pour votre entreprise en 5 chapitres

Un Workflow est la modélisation d’une succession d’étapes à accomplir afin de traiter une tâche : le règlement d’une facture, l’achat d’un bien par un client, la publication d’un article ou encore le lancement d’un nouveau projet, les possibilités sont illimitées.

Si le terme de Workfow ne vous est pas familier, vous connaissez peut être son principe sous l’un de ses synonymes : flux de travail, processus, process, procédure, BPM, et vous utilisez forcément ce genre de façon de travailler sans forcément lui donner un nom.

En revanche, formaliser les procédures de votre entreprise et les représenter sous forme de Worflow est une étape importante afin d’en analyser les tenants et les aboutissants. Vous pourrez rapidement visualsier les acteurs et déterminer les goulots d’étranglement. C’est également ainsi que l’optimisation d’un processus commence. Une fois modélisé, il sera plus simple de le modifier pour l’améliorer, puis l’automatiser en numérisant son traitement.

Dessine-moi un Workflow

Un Worflow est donc une succession d’étapes. Ces étapes représentent la nécessité d’une intervention. Cette intervention peut être mise en oeuvre par un acteur qu’il s’agisse d’un humain ou d’une machine (un événement) ou le résultat d’un autre processus.

Afin de changer d’étape, il est donc nécessaire d’intervenir au travers d’une action. Ce sont les actions qui initient les transitions d’une étape à l’autre.

Un exemple illustrera mieux que les mots de quoi nous parlons.

L’illustration ci-dessus représente un Worflow de traitement de facture. Si cette représentation semble esthétique et parfaite pour « vendre » un Workflow, l’illustration suivante, plus sobre, sera préférable. Il est à noter que la façon dont son représentés les Workflows dans cet article ne respectent par rigoureusement les conventions de représentation dans un souci de lisibilité.

Le cercle vert représente le début du Workflow et le rouge la fin. Chaque carré est une étape, et chaque flèche une transition. Voici un détail du processus :

  1. Réception d’une facture : la facture est reçue par courrier, décachetée puis ajoutée à la pile, ce qui représente la première action et mène vers la seconde étape
  2. Saisie : la facture est saisie par une assistante dans le logiciel métier de l’entreprise ainsi que dans le logiciel de comptabilité. Un email est ensuite adressé au fournisseur pour lui faire savoir que sa facture a été reçue.
  3. Validation de la facture : le directeur trouve la facture sur son bureau et la signe pour valider son paiement
  4. Le service comptabilité reçoit le document papier et contacte la banque pour payer le fournisseur. La comptable prévient le fournisseur par email du règlement lorsque les paiements sont supérieurs à 1000€. C’est la fin du Workflow.

Ce schéma simple contient déjà beaucoup d’informations qui peuvent être interprétées par un professionnel et transformées en quelque chose de plus efficace. Il permet déjà de réaliser la charge de travail de chaque acteur en fonction de sa position dans le Workflow.

Les avantages des Workflows numériques

Imaginons maintenant que l’on améliore le Workflow précédent en le numérisant. C’est à dire, en l’automatisant via un système informatique, qu’il s’agisse d’un logiciel dédié aux Worfklows, ou un logiciel sur mesure pour les besoins de l’entreprise.

Nous avons donc le même Worfklow que précédemment, avec en rouge les actions réalisées par un humain, et en vert celles réalisées automatiquement. Voici les différences :

  1. Le document est maintenant scanné (dématérialisé)
  2. L’envoi de l’accusé au fournisseur se fait automatiquement
  3. L’assistante saisit la facture une seule fois et non deux comme auparavant, le système se charge de dupliquer le contenu dans les différents systèmes annexes (ERP, logiciel de comptabilité, archivage, x systèmes)
  4. La notification de paiement est envoyée au fournisseur automatiquement. Le système a pris la décision en fonction du montant saisi par l’assistante.
  5. Les interlocuteurs n’ont jamais manipulé la version papier de la facture. Seules les informations saisies par l’assistante ont été visualisées et donc affichées de manière normalisée. Bien sûr, il est possible de consulter la version scannée du document.

Le Worfklow a donc été fortement amélioré via son automatisation. Des étapes requérant une intervention manuelle avant sont maintenant réalisées automatiquement.

De plus, plusieurs avantages sont déjà envisageables :

  • Traçabilité : il devient possible de savoir qui a agi sur la facture, quand, et en prenant quelle décision
  • Sécurité : puisque le papier n’est plus utilisé, il est possible de contrôler qui a accès au document via des accès sécurisés
  • Partage : de la même façon, il est possible de partager les informations avec autant d’acteurs que nécessaire
  • Erreurs : puisque le nombre de saisie est réduit, le nombre d’erreurs diminue également
  • Efficacité : les procédures sont traitées plus rapidement, jusqu’à 50% plus vite
  • Coûts : le coût de traitement est divisé en moyenne par 4 pour une facture, les autres types de procédures bénéficient évidemment d’un gain en efficacité dépendamment de leur complexité.

Un Worflow dans un Workflow

Une erreur commune est de vouloir formaliser l’intégralité d’une procédure en cherchant à représenter chaque micro étape. Cela est une erreur qu’il convient d’éviter pour ne pas se retrouver avec un Workflow inutilisable.

Reprenons l’exemple du traitement de factures. Dans les cas précédents, le cas du refus par le directeur n’a pas été évoqué et simplement représenté par une flèche terminant le Worflow. Dans la réalité, cela se passerait bien sûr autrement. Selon la raison du désaccord, des actions différentes devraient être entreprises et non simplement mettre la facture de côté.

Dans ce nouveau Worfklow, le refus est représenté par la case bleue, qui est en fait un sous Workflow, un Worflow dans un Worflow. L’avantage de cette représentation est double :

  • Permettre de représenter le Worfklow de traitement de facture sans se soucier de la représentation du cas « Refus ». Le Worklow peut tout de même être automatisé tel quel, et le refus sera traité de façon manuelle en attendant de trouver la façon adéquate
  • La modélisation en est simplifiée. Découper une grosse procédure en sous Worfklow en fonction de leur sémantique permet de garder une vision d’ensemble du système.

Nous pouvons maintenant concevoir le traitement du refus de validation.

L’illustration précédente modélise ce traitement qui s’apparente à un Workflow normal, semblable au premier.

  1. Une fois de plus, l’envoi de notification est automatique.
  2. Résolution du conflit : cette étape a 3 actions possibles
    1. Le conflit est résolu, on termine le processus et retourne au processus principal (vers le règlement)
    2. La planification d’une rencontre avec le fournisseur : l’action itère sur l’étape elle même, cela permet d’anticiper que plusieurs rencontres seront nécessaires sans en connaître le nombre à l’avance
    3. L’envoi en contentieux : en cad d’échec de la résolution, le cas sera confié au service contentieux. Ici encore, il s’agit d’un sous Workflow. L’imbrication de Worflow n’a pas techniquement de limite.

Ce cas permet de mettre en exergue un avantage supplémentaire des sous Workflows : la réutilisabilité. Le traitement en contentieux n’est pas forcément propre au traitement des factures et peut aussi s’appliquer dans le cas d’un souci avec une vente par exemple. La seule nécessité étant d’élaborer cette brique (étape) de façon à ce qu’elle soit en mesure d’être générique et traiter indifféremment une facture ou une vente.

Et après ?

On pourrait être tenté de penser que le traitement des procédures est la fin en soit des Workflows, mais il existe en fait la possibilité d’en tirer davantage d’efficacité.

La LAD-RAD

Tout d’abord, nous avons supposé que la saisie des documents était une taĉhe manuelle. Mais les technologies modernes permettent de s’en affranchir de façon de plus en plus fiable en utilisant la LAD-RAD (Lecture Automatique de Documents – Reconnaissance Automatique de Documents) qui va reconnaître le document scanné et instancier le Workflow correspondant en pré saissisant les données. Les taux de reconnaissance actuels oscillent entre 70% et 90% et son en constante augmentation. Dans le cas où une marge d’erreur n’est pas permise, il est également possible d’externaliser la saisie des factures dans un centre de saisie.

Le Reporting

Et bien il serait dommage de posséder autant de données numérisées sans les exploiter. Vous avez à présent l’intégralité de vos documents dans une base de données, avec leur contenu, mais aussi leurs performances de traitement. Après quelques semaines déjà, vous pourrez commencer à générer des graphiques, déceler les ralentissements et les étapes requérant plus d’attention. Mais aussi dégager des tendances de vos données, savoir quel employé est le plus rapide, où le meilleur client du mois, savoir si vous êtes payé dans les temps ou si vos fournisseurs le sont, afficher la moyenne de contentieux par mois, par années, etc

Extranet

Un extranet n’a rien de nouveau, vous l’utilisez déjà pour permettre à vos employés de travailler de chez eux ou pour consulter votre ERP depuis chez vous. Pourquoi ne pas ouvrir votre système à vos partenaires ? Il est envisageable d’intégrer vos fournisseurs ou vos clients dans vos Workflows et les laisser prendre part au traitement de certaines tâches, leur permettre d’être informés de l’avancement d’un processus et jouer la transparence.

Les solutions logicielles

Il existe de plus en plus de solutions logicielles pour mettre en oeuvre des Worflows. La possibilité de concevoir un Worfklow de zéro (en développant la solution de A à Z) est également envisageable dans certains cas comme la nécessité de ne traiter qu’un ou deux Worfklows différents, ou bien si les Workflows sont trop complexes pour être modélisés dans un logiciel classique.

Parmi les offres sur le marché de l’open source, on citera notamment JBPM, Activiti et Bonita Soft. Les deux premiers étant sous licence Apache 2, et le dernier en GPL2. Bien qu’il existe généralement une communauté très active pour l’offre open source, il est souvent indispensable d’avoir des connaissances approfondies en informatique pour se servir pleinement de ce genre solutions. La plupart des solutions open source sont développées ou maintenues par des sociétés offrant un support payant, qui représente une des formes de revenus possibles pour un logiciel gratuit.

Les entreprises souhaiteront plus souvent se tourner vers l’offre payante, dont les solutions sont plus faciles à prendre en main.

Quel logiciel est le meilleur ? Lequel satisfera vos besoins au mieux ? De telles questions ne peuvent être traitées de façon aveugle et seule une analyse des besoins particuliers de votre entreprise permettra de le déterminer.

Confiez-nous votre opinion en commentaires et dîtes-nous quel logiciel vous avez choisi.

Pourquoi opter pour la maintenance (d’un site web) ?

Qu’est-ce que je fais si mon site plante ?
Est-ce qu’il y a une sauvegarde quelque part ?
Va-t-il falloir tout recommencer ?

La maintenance d’un système informatique, et plus précisément la maintenance d’un site web dans une majorité de cas, représente un axe de réponse à ces inquiétudes. Mais de quoi s’agit-il exactement ?

La maintenance

Tout comme une chaudière qui doit être entretenue ou une voiture dont il faut faire la vidange, un site web a besoin que certaines opérations soient effectuées régulièrement pour pouvoir fonctionner de façon optimale et durable. La maintenance d’un site web ou autre système est la mise en oeuvre de vérifications et de réparations. Dans le cas d’un site web, on y trouve généralement :

  • Des mises à jour de sécurité (OS, plateforme, code)
  • Une sauvegarde (du site, de la base de données)
  • La correction de bugs apparus pendant la vie du site web
  • La surveillance du bon fonctionnement
  • La consultation des logs (journaux) recensant les problèmes rencontrés

Mais pourquoi cette maintenance est-elle nécessaire ? Est-ce que cela veut dire que le site a été mal codé ?

Lorsque votre site web ou autre application est développée, cela est fait en fonction des informations disponibles au moment de sa mise en place :

  • l’état de l’art
  • les technologies et les logiciels
  • les pratiques de sécurité et les correctifs

A partir du lancement de votre site web, les technologies utilisées pour faire fonctionner ce dernier vont évoluer très vite,  il n’est pas surprenant qu’un framework reçoive plusieurs mises à jour dans le même mois.

Que se passe-t-il si ces mises-à-jour ne sont pas installées sur le site web au moment où elles sont disponibles ? Et bien dans le meilleur des cas rien de spécial, si votre site web n’héberge pas de données sensibles ou ne représente pas une menace pour vos concurrents, il y a peu de chances quelqu’un essaie de le pirater ou de voler les données qu’il contient. En revanche, s’il existe un risque concernant les données des utilisateurs de votre plateforme, il est indispensable de mettre en oeuvre le nécessaire pour s’assurer que le site est à jour.

Ne pas maintenir un site web, en plus de représenter une menace de sécurité présente les risques suivants :

  • L’intervention en cas de défaillance sera souvent bien plus coûteuse que si elle avait été prise en charge dans le cadre d’une maintenance
  • S’il n’existe pas de sauvegarde et que des données sont perdues, alors elles resteront perdues…
  • La remise en fonctionnement d’un site non maintenu prendra assurément plus de temps qu’un site à jour
  • Lorsqu’un site web n’a reçu aucune mise à jour pendant une longue période, il y a fort à parier que lorsqu’un jour vous souhaiterez l’améliorer ou ajouter des fonctionnalités, il s’avérera moins coûteux de créer un nouveau site que de rattraper toutes les opérations de maintenance non effectuées avant de pouvoir travailler dessus
  • De ne pas tenir le choc s’il rencontre un succès non prévu lors de son élaboration

Les types de maintenance

Il existe globalement 4 types de maintenance :

  • La maintenance corrective : les erreurs sont corrigées au fur et à mesure qu’elles sont signalées ou constatées
  • La maintenance préventive : des mesures sont prises en amont du problème en l’anticipant et en mettant en oeuvre des pratiques permettant de surveiller le système en permanence
  • La maintenance adaptive : le système ou le site web est adapté pour continuer à fonctionner malgré les évolutions de l’environnement d’utilisation (évolutions des navigateurs, changement d’OS)
  • La maintenance évolutive : il s’agit de faire évoluer les fonctionnalités avec les usages.

Quel est le coût d’une maintenance ?

Les différents types de maintenance mentionnés dans le paragraphe précédents ne couvrent pas le même périmètre et ne mettent pas en oeuvre la même quantité de travail ce qui explique que leurs coûts soient différents. La maintenance la moins coûteuse est la maintenance corrective. Elle assure le minimum et est souvent assortie de services supplémentaires comme une sauvegarde régulière ou un hébergement.

Une pratique courante est de compter 20% du prix du projet réparti sur 12 mois. La maintenance est souvent réglée de façon mensuelle ou trimestrielle.

Qui peut assurer la maintenance ?

Dans l’absolu, n’importe quel développeur peut assurer la maintenance d’un site web, d’autant plus s’il s’agit d’un site simple. Cela devient moins vrai dans le cas d’une plateforme compliquée. Dans la plupart des cas, il est fortement conseillé de confier la maintenance au prestataire ayant développé le système qui connaîtra le code sur le bout des doigts et le fonctionnement.

Afin d’obtenir plus de détails, vous pouvez nous contacter ou vous référer à ce document du site de l’AFNOR.

Bim World 2017 : nos impressions

Nous étions présents en tant que visiteurs lors du Bim World 2017 les 29 et 30 mars à la Défense à Paris afin de découvrir les nouveautés que la technologie peut offrir au monde de l’immobilier en 2017. Plusieurs surprises au rendez-vous.

Mais d’abord, de quoi s’agit-il ? Le BIM est la mise en place d’un système de maquette numérique centralisée pour la construction d’un bâtiment, voir notre article sur les solutions pour la promotion immobilière pour en savoir un peu plus.

Bim World, est un événement annuel où tous les professionnels du BIM se réunissent et présentent leurs solutions et leur savoir-faire.

Le salon a pris place dans l’Espace Grande Arche à la Défense, où + de 150 exposants se tenaient fièrement derrière leur stand. Toute la journée, des conférenciers se relayaient dans les salles annexes.

Les visiteurs étaient très nombreux et reconnaissables par leur tour de cou « BimObject ». Difficile de ne pas croiser un Bimovore dans les environs de la Grande Arche. Le salon s’est étendu du mercredi 29 mars au matin jusqu’au jeudi 30 au soir. Le but de cet article est de donner un aperçu des solutions exposées lors du salon et susceptibles d’intéresser les professionnels de l’immobilier, en utilisant un vocabulaire simple et sans forcément comparer les solutions à toutes les offres existantes, sans quoi l’article prendrait des proportions sans fin… Les produits sans mention de l’éditeur ont refusé d’apparaître.

Le BIM classique

Beaucoup de stands se concentraient sur ce que l’on pourrait appeler le BIM classique : conception d’un modèle sur un écran et partage dans le cloud. Plusieurs distributeurs étaient là, ainsi qu’un très grand stand tenu par la star des logiciels de modélisation de bâtiments, Autocad et son logiciel du moment Revit.

Rien de révolutionnaire autour de cela (comprendre, rien de nouveau), en revanche, la technique s’est affinée, les logiciels sont plus aboutis et offrent des fonctionnalités supplémentaires et notamment la possibilité d’exporter les maquettes dans des formats différents.

On peut effectivement regretter qu’il n’existe pas encore à ce jour, pour la plus grande joie des éditeurs, de format ouvert ou normalisé. En revanche, la communauté Open Source étant très réactive, il ne sera sûrement l’affaire que de quelques mois avant de voir fleurir de telles solutions.

Egalement, il est tout aussi surprenant de ne pas encore avoir vu de version browser-based (accessible via un navigateur web) d’une solution BIM, aussi basique pourrait-elle être, ne serait-ce que pour marquer le coup. Le web est cela dit plein de ressources et a toujours su s’adapter, attendons de voir ce que l’avenir nous réserve.

Le BIM sur le BIM

Autour du BIM s’est développée une multitude d’outils complémentaires : des plugins, des logiciels exploitant les modèles du BIM, que ce soit sur tablette ou sur Dekstop, l’objectif est de palier les manques des outils classiques.

Les catalogues

L’enjeu principal du BIM est la mise à disposition d’objets exploitables numériquement. Beaucoup de fournisseurs de matériel fournissent des maquettes de leurs produits, le reste étant disponible dans des banques d’objets ou en Open Source dans certains cas. Cependant, certains éditeurs ont souhaité permettre aux professionnels de l’immobilier de créer et d’exploiter leurs propres objets facilement, et indépendamment des logiciels existants. C’est le cas notamment du plugin développé par CoBuilder qui permet un export multi format et se présente sous la forme d’un plugin s’installant dans la plupart des logiciels existants.

L’affinage

Unicorn Render de la société Cadez est un logiciel tout à fait surprenant qui se présente comme un logiciel « after BIM », il est capable d’exploiter les modèles de plusieurs logiciels différents et de les améliorer en terme de rendu : ajout de texture, aspect réaliste des matériaux (verre, bois, métal), transparence, reflets, lumière. Il pallie les limites de certains logiciels et offre la possibilité de réaliser vos propres visuels. Une spécificité non négligeable est le fait qu’il gère l’affichage en stéréoscopie et peut alimenter vos casques de réalité virtuelle (voir plus bas dans cet article pour la section consacrée).

Le BIM embarqué

Plusieurs solutions permettant d’exploiter vos modèles BIM afin d’alimenter votre tablette étaient présentées. C’est le cas par exemple de Wizzcad qui développe des outils mobiles pour tablette qui permettent de suivre un chantier en utilisant un fichier venant d’Autocad ou d’autre logiciel de BIM.

Le rétro BIM

… ou comment rétro concevoir un bâtiment afin de l’exploiter dans un logiciel.

Il serait certainement déraisonnable d’imaginer numériser un bâtiment déjà construit en analysant manuellement sa conception afin de réaliser une maquette. Le risque d’erreur serait élevé, et la tâche fastidieuse.

Deux produits se sont illustrés avec cette compétence :

  • Un drône : l’objet n’a rien de nouveau en lui même, mais les applications que l’on peut en faire ne sont pas encore toutes exploitées, et c’est bien ce qu’entend montrer la société Skyness avec drône custom embarquant une caméra.

 

  • Un appareil au look surprenant, ressemblant à un chariot, commercialisé par la société Navvis. L’engin est muni de roues, mais est aussi équipé de plusieurs caméras et autres appareils de mesure.

Il peut sembler peu intéressant de numériser un bâtiment existant de prime abord, à moins de ne vouloir le copier/coller ? Nous avons alors questionné les exposants afin d’avoir leur avis sur les usages, plusieurs réponses se sont imposées :

  • Contrôle de conformité : pourquoi ne pas laisser un logiciel s’assurer du suivi de l’avancement d’un chantier ? S’il n’existe pas encore de solution toute prête pour effectuer l’exercice, cela devrait évoluer à l’avenir, et l’on peut imaginer qu’une machine autonome s’occupera de scanner le bâtiment livré et transmettra les données au serveur BIM qui vérifiera le résultat avec celui escompté et pourra souligner les erreurs ou les divergences.
  • Plan de situation : à quoi ressemblera votre immeuble fini, et surtout, comment s’intégrera-t-il dans le paysage ? Quelle sera la vue au 9ème étage ? Les prises de vue via un drône permettraient de répondre à cette problématique avec exactitude, des balisées disposées sur un bâtiment permettent d’accroître leur précision et leur capteur GPS mesure l’altitude ce qui garantit un rendu de qualité.
  • Externaliser vos études : Pourquoi ne pas vous affranchir de la corvée de vous déplacer pour suivre vos chantiers ? Visitez vos constructions en mode « Street View ».

Le BIM in real life

Comment passe-t-on du BIM sur un petit écran, à quelque chose de concret, à partir de quand le BIM est-il auto-suffisant ? Est-ce que décrire une maquette numérique pourra s’avérer être la dernière étape réalisée par un humain ? Cela laisse rêveur de penser qu’un clic validant les plans d’un bâtiment peut en lancer la construction sans plus attendre, et pourtant, nous ne sommes qu’à quelques pas de cet exploit.

Le BIM s’affiche

Une des révolutions de ce salon concerne la façon de partager le BIM. Comment présentez-vous habituellement vos bâtiments non construits à vos clients ? Certainement à l’aide de plans papier, et pour les projets plus ambitieux, de superbes maquettes en carton plume ou en plastique, onéreuses et complexes à réaliser.

L’entreprise allemande Cadenas Technologies présente lors du salon a eu l’idée de mêler BIM et hologramme. En d’autres termes, on envoie son modèle dans une machine se présentant sous la forme d’une vitrine, qui va projeter sous forme holographique (comme dans les films) votre bâtiment en 3D. Evidemment, nous sommes encore loin des résultats type science fiction, mais on peut s’attendre à ce que ce la technologie évolue rapidement et permette bientôt de remplacer une maquette classique par une maquette holographique.

Photo à venir.

Le BIM s’imprime

L’impression 3D a déjà commencé à faire parler d’elle dans le milieu du bâtiment, en Chine par exemple où une imprimante construisait des logements en une journée. Lors du salon, le stand Autocad diffusait une vidéo montrant comment une imprimante 3D était contrôlée par un modèle BIM afin de construire un pont en métal de façon autonome. Nous sommes parvenus à trouver une vidéo de la société MX3D exhibant la même prouesse.

Le BIM dans la réalité virtuelle

C’était certainement l’une des avancées les plus attendues de ce salon, la possibilité d’exploiter ses maquettes numériques directement dans un casque de réalité virtuelle. Si visiter un appartement de façon virtuelle via un Oculus Rift ou un HTC Vive était déjà chose possible, la grande attente concernait l’exploitation immédiate d’un fichier sorti de votre logiciel de BIM. Malheureusement, si les graphismes présentés sur les machines de démos étaient tout à fait bluffants, obtenir un tel rendu n’est pas encore possible sans avoir recours à une post-production souvent réalisée par le prestataire vendant la solution afin d’obtenir un visuel acceptable, dans la plupart des cas, il faut compter 2 à 3 semaines pour obtenir votre maquette VR ready.

Notre attention a été retenue par le produit de la société Immersion qui propose un caisson prêt à l’emploi embarquant tout le nécessaire (ordinateur puissant, écran, câble, casque de réalité virtuelle HTC Vive) pour offrir des visites virtuelles dans vos bureaux de vente.

Par où commencer ?

Et bien, par le début. Il est indispensable de se doter en premier lieu d’un outil permettant de manipuler les maquettes numériques. S’il existe plusieurs offres logicielles avec des tarifications dont les tarifs évoluent du simple à 10 fois plus cher, il y a fort à parier qu’il est possible de trouver chaussure  à votre pied.

La difficulté de cette première étape résidera dans l’identification de vos besoins précis : quel outil, quels usages, combien d’utilisateurs ? Avez-vous déjà un système informatique suffisant ou devrez-vous investir dans des serveurs ou des ordinateurs plus puissants pour supporter certains logiciels très gourmands ?

Le conseil serait de se faire accompagner, et nous pouvons vous aider à aborder votre lancement dans le BIM.

Conclusion

Ce salon a été à l’image de ce qu’est le BIM, un agrégat de technologies existantes. Les solutions proposées, quoi que bien pensées et répondant à des problèmes précis, ne sont pas des prouesses technologiques, mais plutôt une prouesse de l’esprit et le résultat de l’intégration de ce qui se fait de mieux.

Puisque rien ne remplace l’expérience, nous vous conseillons de découvrir ces objets par vous même lors du prochain Bim World. Nous nous ferons également un plaisir de vous accompagner et de vous mettre en relation avec les distributeurs des produits de l’article.

Note : Dans le cas où une information serait inexacte, n’hésitez pas à le mentionner dans un commentaire et nous le rectifierons avec plaisir. Pour les entreprises mentionnées, vous pouvez nous faire part de détails ou d’images supplémentaires pour compléter l’article ou nous faire savoir si vous souhaitez que votre nom soit retiré.

Changer de prestataire : quand rester et quand fuir en 3 points + bonus

Choisir un prestataire informatique, que ce soit un consultant ou une agence est une tâche parfois complexe. Mais une tâche encore plus difficile consiste à savoir quand continuer à travailler avec un professionnel qui nous déjà rendu service et quand en changer. On peut parfois être tenté de plaquer un presta suite à une mission qui s’est mal déroulée, comme on a parfois le mauvais réflexe de vouloir rester dans une routine établie avec une entreprise avec qui on a traité depuis des années sans regarder autour.

Les mauvais réflexes

Etre mécontent d’un prestataire peut parfois pousser à rompre tout échange avec lui. Cependant, il n’est pas forcément profitable pour l’entreprise de se séparer illico d’un prestataire qui aurait eu du retard sur une seule livraison ou qui aurait temporairement montré des difficultés sur un projet. Le dialogue est à privilégier dans ce cas, et expliquer clairement en quoi la prestation n’a pas été satisfaisante et ce qu’il aurait fallu faire pour qu’elle soit parfaite. Ainsi, vous obtiendrez une qualité irréprochable lors de votre prochaine livraison, car votre prestataire et vous aurez appris de cette erreur et pourrez construire une relation commerciale privilégiée et personnalisée.

A contrario, il ne faut pas persister dans un échange où la communication est rompue, si un bug peut être corrigé, la relation client-prestataire est plus difficile à rétablir une fois cassée. Un prestataire ne répondant plus à vos appels ou ne traitant vos emails qu’une fois par semaine est à fuir de suite.

La routine

« On a toujours fait comme ça » est certainement l’argument le plus utilisé et le moins rationnel qu’une entreprise puisse répondre lorsqu’elle est  questionnée concernant ses choix de prestataire informatique. Bien sûr, il n’est pas question ici de se séparer du’un  bon prestataire dont on serait satisfait, en revanche, la routine ne devrait pas être prétexte à rester enfermé dans une situation où personne n’est vraiment gagnant.

La remise en question

Afin de déterminer si vous avez besoin de changer de prestataire, posez-vous les questions suivantes :

  • Suis-je satisfait de la qualité des services fournis ?
  • Est-ce que le coût de ces services est profitable à mon entreprise et quel est le ROI ?
  • Est-ce que mon prestataire est à mon écoute ? Quelle est sa réactivité ?

Bonus : Les bonnes pratiques

Afin de débuter avec un prestataire sur les bonnes bases, il est nécessaire de suivre quelques bonnes pratiques qui permettront d’être certain d’avoir une prestation sans surprise. Celles-ci sont du bon sens, avec certaines spécificités pour les projets informatiques :

  • Etablir un cahier des charges avec le prestataire si le projet dépasse 3000€HT. Un tel document peut avoir un coût, mais cela sera justifié sur le long terme ou en cas de conflit.
  • Etudier plusieurs offres et les confronter. Ne pas forcément retenir la moins disante mais tenter de déterminer ce que les autres ont de plus, ou ce que celle-ci a de moins (attention aux frais non prévus).
  • Etablir un calendrier de paiement (souvent, un acompte à la signature, un paiement lors d’un rendu intermédiaire et le solde à la livraison)
  • Se renseigner sur les technologies qui seront utilisées et la raison de ces choix (plus moderne, prestataire plus à l’aise, pour surmonter une problématique, etc).
  • Ne pas hésiter à poser des questions « bêtes » : « Le site sera bien en ligne à cette adresse ? », « Je pourrai l’utiliser d’où je veux ? », « Il n’y a pas de limite de nombre d’utilisateurs ? » et autres dépendant évidemment du projet.
  • Favoriser le bouche-à-oreille mais ne pas être réticent à travailler avec de petites entreprises impliquées en commençant avec un projet de plus petite taille
  • Faire auditer votre système afin de déterminer les coûts de changement de prestataire

Dans tous les cas, il ne vous coûte rien de vous renseigner autour de vous et de déterminer ce que vous pouvez changer afin d’obtenir un meilleur service. Votre nouveau prestataire sera ravi de vous aider à migrer et pourra certainement réaliser la transition en prenant contact avec votre ancien prestataire dans la mesure où le contact n’est pas rompu (raison de plus de favoriser la communication).

Si vous souhaitez partager vos expériences ou vos conseils, vous pouvez commenter cet article.

[BTC] : pourquoi nous avons décidé d’accepter les paiements en Bitcoins

Si vous avez atteint cet article, alors vous connaissez probablement les très médiatisés Bitcoin. Pour ceux qui ignorent ce que c’est, il s’agit d’une monnaie décentralisée, affranchie des systèmes bancaires classiques dont le fonctionnement repose sur des mécanismes mathématiques et un réseau de pairs utilisant le système.

Plus d’infos ici 😀

Rollandev acceptera les paiements en Bitcoin à compter du 15 avril. Mais qu’est-ce que cela implique pour nos clients ?

Et bien rien de particulier pour ceux qui n’utilisent pas cette crypto-monnaie. Il s’agit d’un moyen de paiement supplémentaire s’ajoutant aux méthodes classiques. L’objectif étant simplement de satisfaire notre clientèle en s’adaptant aux nouveaux usages.

Alors si vous souhaitez en savoir plus -> contact@rollandev.com

Mini-test de produits du quotidien : Câble USB CellularLine pour Smartphone

Nouveau format d’articles, les tests de matériel !

Mais pourquoi se lancer dans un format déjà largement couvert ?
Et bien, pour donner un avis supplémentaire, pour tester des produits du quotidien qui sont ceux qu’on achète vraiment et non la toute dernière carte graphique jetable dans 3 mois, et pour partager les bonnes découvertes.

Si les mini-tests de ce genre viennent à rencontrer succès sur ce site, d’autres (plus étoffés) viendront.

Le produit

Le premier inaugurant la rubrique sera ce câble USB pour Smartphone, décliné en deux versions (http://www.cellularline.com/xc_fr/products/charge-et-utilites/cables/usb-cable-navy-micro-usb.html) :

  • USB A -> Micro USB : en gros, le câble USB classique que tout le monde connaît avec adaptateur Smartphone le plus courant, le micro USB.
  • USB A -> Lightning, son cousin, mais pour les produits Apple, qui rappelons le, a fait le choix surprenant comme d’habitude de doter ses derniers produits d’un connecteur non standard appelé Lightning, qui ressemble à un connecteur micro USB mais n’en est pas un.

Quelle est la particularité de câble ? Son look ! Toute la longueur du câble est habillée de tissu avec des motifs différents pour tous les goûts dont voici les dénominations :

  • Navy
  • Camou (flage)
  • Army
  • Denim
  • Executive

Tous aussi charmants les uns que les autres, ces câbles sont tous compatibles « Fast Charge », l’appellation générique des technologies de charge rapide des constructeurs de Smartphones consistant à délivrer un courant plus élevé lors de la charge.

Détail technique important, sa longueur, le câble mesure 1 mètre, ce qui est la longueur classique d’un câble pour Smartphone.

Son prix

Acheté 9.50€ en magasin, le câble se situe tout de même au-dessus du prix moyen d’un câble Smartphone, en revanche, son look justifie les quelques euros supplémentaires.

Test

Et bien le test à proprement parler a consisté à utiliser le câble pour charger un Smartphone, si effectivement la charge rapide a fonctionné, aucune différence n’a été notée concernant la durée de charge, ni concernant le débit d’échange des données avec un PC.

Le cordon n’est pas trop rigide mais semble robuste malgré l’emploi de tissu et les connecteurs de bonne qualité.

Il est facilement transportable puisqu’une mini lanière en cuir (artificiel) est attachée au câble pour le tenir enroulé.

Le câble semble de bonne qualité et sera sûrement un très bon remplaçant pour la câble Samsung dont il va prendre la place.

Noter le câble Samsung réparé rapidement soufrant de la maladie classique des câbles habillés en caoutchouc dont la jointure se casse et laisse apparaître la tresse en cuivre.

Verdict

Les + :

  • Le look
  • La qualité générale

Les – :

  • La lanière en cuir qui ne peut pas être retirée (sans la couper)

Vous cherchez un câble cool pour votre Smartphone ? N’hésitez pas, celui-ci a tout pour séduire 😉

Prestashop, WordPress & co: les CMS pour booster votre business en 5 points

Prestashop, WordPress & co: les CMS pour booster votre business en 5 points

Prestashop, WordPress, Drupal, Joomla, Magento, ces noms font tilt ? Vous les avez déjà vus quelque part, et ce quelque part, c’est sur internet.

Les CMS sont un moyen génial de déployer une plateforme, un blog, un boutique en ligne, rapidement et à un coût maîtrisé. Le CMS (Content Management System) embarque déjà tout ce qu’il vous faut pour gérer le contenu et administrer votre site à travers des interfaces, ou améliorer ses fonctionnalités en installant des plugins.

Mais alors, pourquoi ne pas les utiliser systématiquement ? Et pourquoi certains CMS sont meilleurs que d’autres ?

Il faut d’abord différencier les CMS, il en existe toutes sortes, voici les 3 que vous êtes susceptibles de croiser le plus souvent :

  • Les moteurs de blog (WordPress) : Ils vous permettent de poster du contenu régulier sous forme d’un blog, une interface de traitement de texte est embarquée et la mise en forme du texte est simplifiée. Ce blog utilise actuellement WordPress.
  • Les moteurs de portail  (Drupal, Joomla) : sont utilisés pour créer des plateformes regroupant des ressources ou des services. Les usages sont très variés, il est possible de développer un site de vente, ou un forum en utilisant ces outils très polyvalents.
  • Les moteurs de boutique en ligne (Magento, Prestahsop)  : comme leur nom l’indique, ils sont faits pour la création de boutiques, ils embarquent tout ce qui est nécessaire (panier, paiement, stocks).

Chaque CMS a donc un usage particulier. Si les CMS sont développés pour être personnalisables et intégrables, il est cependant à noter que leur conception est forcément plus complexe qu’un site web classique du fait de leur généricité. Ce qui implique donc que personnaliser un CMS en dehors des usages prévus (thèmes disponibles, plugins, fonctionnalités) s’avérera plus complexe que de réaliser la même personnalisation sur un site sur mesure. Ainsi, le choix d’un CMS doit se faire en fonction des besoins et des attentes.

Mais dans l’absolu, opter pour un CMS est rarement un mauvais choix, et voici 5 boosts que le CMS peut vous apporter :

1- Partir à la conquête d’un nouveau marché

Le CMS embarque tout ce dont il a besoin pour fonctionner. Utiliser Prestashop ou Magento vous rendra quasiment immédiatement capable de commencer à vendre sur le net sans avoir besoin d’avoir de connaissances pointues ni dans l’informatique ni dans la vente. Ces outils embarquent déjà des notions et des fonctionnalités utilisées et éprouvées par des millions d’entreprises et élaborées par des experts. Au delà de son installation, de la configuration et d’une formation (souvent remplacée par des tutoriaux), les CMS de boutique en ligne vous permettront d’êtres autonomes.

Il en va de même avec un blog d’entreprise.

2- Les ressources d’une communauté mondiale

Un CMS est un outil utilisé dans le monde entier, et si vous rencontrez un bug ou quelque chose que vous n’arrivez pas à faire, il y a fort à parier que vous n’êtes pas le premier. Des ressources fourmillent sur le web et vous serez la plupart du temps capable de vous en sortir sans problème.

3- La crédibilité

Les CMS sont devenus omni-présents et la renommée de certains les précèdent à tel point qu’il est souvent gage de qualité d’utiliser une plateforme utilisant un CMS. Un acheteur potentiel aura plus tendance (et confiance) à acheter sur une boutique en ligne tournant sous Prestashop ou Magento qu’un site de vente en ligne avec une ergonomie non standard ou manquant de certaines fonctionnalités. N’est pas Amazon qui veut.

4- Le coût

L’usage d’un CMS est débattable lors du développement d’un intranet ou d’un site vitrine, en revanche, il est quasiment évident pour une boutique ou un blog. Obtenir le même résultat qu’un CMS, en développant de A à Z chaque fonctionnalités aurait un coût astronomique et probablement sans retour sur investissement. Un CMS vous coûtera en général :

  • L’installation
  • La configuration
  • Un thème
  • Une formation
  • Un coût mensuel d’hébergement / maintenance
  • Rarement : une licence, si le CMS n’est pas OpenSource et libre

5- Le déploiement

Déployer un CMS est une chose aisée lorsqu’il a été installé et configuré correctement. Les CMS embarquent toujours une gestion des utilisateurs avec des contrôles d’accès plus ou moins précis. Administrer un CMS seul ou partager les tâches est chose possible :

  • Les interfaces des CMS sont multilingues et le CMS est lui même pensé pour l’internationalisation, très important pour la vente
  • Les CMS sont éprouvés et sont souvent capables de gérer de très grandes quantités de visiteurs et / ou d’utilisateurs
  • Les CMS sont pensés pour être intuitifs et permettre à vos employés de s’en servir sans être dépaysés

6- Bonus : une réduction de 10%

Comme il n’est jamais facile de commencer seul, nous vous proposons de vous accompagner dans la mise en place de votre CMS. Mentionnez cet article, et obtenez une réduction de 10% sur le prix de la prestation.

Quels sont vos CMS préférés ? Lesquels utilisez-vous et pourquoi ? Commentez cet article et partagez votre opinion.

Comment tester vos processus métier ? 3 pièges à éviter + conseils

Mettre en place des processus de traitement dans une entreprise est la première démarche permettant d’optimiser son rendement. La plupart du temps, les processus sont automatisés et ont recours à la dématérialisation de documents.

Toujours conçus afin de réduire les erreurs et les délais, certaines entreprises font cependant parfois l’impasse sur la pertinence de ces processus. Gagner du temps sur le traitement d’une facture ou d’une commande n’a de sens que si l’on a la garantie de la qualité du résultat final.

Cette démarche fastidieuse que représente le test est pourtant indispensable sous peine de ne pas tirer pleinement parti de son système dans le meilleur des cas, et d’avoir un système inutilisable ou engendrant des erreurs dans le pire.

Voici les 3 pièges à éviter lorsque vous testez vos processus :

1- Considérer certains points comme acquis

Le diable se cache dans les détails, bla bla bla… Déjà vu ! Mais il faut savoir qu’un bug sur deux réside dans une fonctionnalité ou une portion de code d’un programme qui n’a pas été testé car considéré comme « trivial » ou « infaillible ».

2- Ne pas inclure les utilisateurs finaux

Qui mieux que la personne qui va utiliser l’outil pourra éprouver vos processus ? Certainement, une équipe de têtes pensantes pourra imaginer plusieurs scénarios tordus afin d’éprouver le système, mais il y a fort à parier que les cas particuliers issus de la routine quotidienne de vos employés y échapperont.

3- Penser qu’un seul test suffit

On aurait tendance à penser que si tout est bon une fois, alors il n’y a pas de raison pour que ça aille autrement. Malheureusement, en fonction de la complexité d’un processus ou de votre système et surtout des évolutions que celui-ci peut subir, les choses pourraient ne pas être si simples. Tester régulièrement ses processus peut s’avérer coûteux, il est en revanche possible d’établir certaines routines de tests afin de s’assurer que tout fonctionne correctement (automatisation de certains tests par exemple ou liste de points cruciaux à vérifier).

Quelles sont alors les bonnes façons de procéder ?

Maintenant qu’on sait ce qu’il ne faut pas faire, nous pouvons nous concentrer sur les solutions efficaces.

  1. Test unitaire de chaque sous processus puis de chaque processus : faire tourner plusieurs fois chaque scénario, en utilisant toutes les fonctionnalités pour chaque variation, vérifier le format des données de sortie (exports, fichiers générés)
  2. Test global du système : s’assurer que les choses se passent bien lorsque que tous vos processus dialoguent ou s’affairent avec des données communes
  3. Casser la machine : préparez une liste des scénarios interdits, ou qui n’ont aucune raison de se produire et vérifiez le comportement de votre système : est-ce qu’il vous avertit d’un problème ? Une erreur est-elle relevée ou bien (très dangereux) le système continue-t-il son chemin en manipulant des données erronées sans crier gare ?

Les conséquences d’une facture payée au mauvais fournisseur ou avec un montant erroné peuvent être dramatiques, tout comme les décisions d’un directeur basées sur des données incorrectes. Il est donc impératif d’avoir un système pleinement testé avant d’en lancer l’exploitation. Et s’il existe autant de procédures de tests qu’il peut exister de processus métier différents, le bon sens aidé de cet article vous permettront d’appréhender la chose. En cas de doute, il est conseillé d’être accompagné d’un professionnel ayant l’habitude.

 

5 trucs faciles & gratuits pour gagner en visibilité sur le web

5 trucs faciles & gratuits pour gagner en visibilité sur le web

Vous vous demandez ce qui fait la différence entre le site de votre business et celui de votre concurrent qui génère 3 fois plus de trafic ? Voici 5 trucs faciles à mettre en oeuvre sur votre site afin de booster ses vues :

1- Abusez des réseaux sociaux

Abusez des réseaux sociaux

Vos amis sont sur Facebook, LinkedIn ? Il y a fort à parier que vos futurs clients trompent l’ennui sur les réseaux sociaux à l’instar d’un milliard d’autres personnes dans le monde.

Vous pouvez facilement et gratuitement :

  • Créer une page pour votre business
  • Partager vos articles sur votre mur / fil d’actualité
  • Demander à vos amis de partager / liker vos contenus

Mais les possibilités ne s’arrêtent pas là, il existe d’autres formes de contenus qui semblent moins instinctifs et qui pourtant peuvent faire la différence :

  • Créer une vidéo et la poster sur Youtube, certains sites permettent gratuitement de créer des animations basiques sans coût, autrement, votre Smartphone fera l’affaire avec une musique de fond tombée dans le domaine public et quelques lignes de texte par dessus
  • Ecrire un article scientifique, une revue, un test : ces contenus sont très appréciés et facilement partageables sur les réseaux sociaux

2- Les forums

Les forums

Les forums internet ont la côte depuis le début d’internet. Bien que la tendance semble pencher progressivement vers les réseaux sociaux pour le partage de connaissances, les forums restent néanmoins le premier réflexe lorsqu’on se pose une question.

Quelques idées :

  • Créer un compte sur quelques forums en rapport avec votre activité, ou mieux, les forums que vos clients potentiels sont susceptibles de consulter
  • Répondez à un maximum de questions
  • Insérez un lien vers votre site dans votre signature
  • Donnez un lien vers un contenu que vous avez écrit s’il est pertinent pour répondre à une question

3- Le visuel

Le visuel

Evidemment, réaliser un site web sexy n’améliorera pas votre SEO, ou du moins pas de façon directe. En revanche, vous augmentez vos chances de conquérir votre audimat et la chance qu’ils reviennent sur votre site si le contenu est visuellement appréciable :

  • Ajouter des photos : il existe des sites de photos gratuits contre un lien pour attribuer la photo à son auteur
  • Utiliser des polices agréables
  • Soigner l’orthographe !

4- Demandez le gentiment aux moteurs de recherche

Demandez le gentiment aux moteurs de recherche

Ce n’est pas un secret mais beaucoup semblent méconnaître ce fonctionnement des moteurs de recherche. La plupart d’entre eux offrent la possibilité de signaler un nouveau site afin d’en faire indexer le contenu.

C’est notamment le cas de Google sur la page : https://www.google.com/webmasters/tools/submit-url?hl=fr

Il n’y a plus qu’à attendre que le robot de Google passe sur votre site pour en récupérer les pages et ce qu’elles ont à partager.

5- Le bouche à oreille

Le bouche à oreille

La méthode du bouche à oreille pour populariser votre site web est certes éprouvante et prend du temps, mais elle permet de cibler et d’impliquer votre interlocuteur. Il y a fort à parier qu’une personne que vous aurez rencontrée dans dans une conférence regardera votre site web en rentrant chez elle. Vous pourriez être surpris de comparer les résultats avec une campagne email envoyée à une liste piochée sur le net.

Cette liste se contente de lister les astuces gratuites et facilement mise en oeuvre. Elle ne peut évidemment pas remplacer une campagne marketing ou la mise en place d’une stratégie SEO sur mesure. S’accompagner d’un professionnel est recommandable, mais appliquer ces quelques conseils vous permettra déjà de vous faire connaître sans dépenser un centime 😉

Et vous, quelles sont vos astuces ?

RH : Dématérialisez vos embauches

Le recrutement est un processus long et souvent coûteux pour une entreprise, il faut formaliser le poste à pourvoir, publier l’annonce, recueillir les nombreuses candidatures puis faire une première sélection. A l’issue de celles-ci, un échantillon de candidats aura droit de rencontrer un interlocuteur, moment du précieux entretien, assorti parfois ou non d’un test de connaissances. Cette boucle se répète autant de fois qu’il y a de candidats et de postes à pourvoir.

Cette tâche, prône à l’erreur (perte de CV, rappel du mauvais numéro, oubli) est pourtant primordiale pour une entreprise. Embaucher un candidat qui ne correspond pas peut avoir de lourdes conséquences, cela est d’autant plus vrai pour une entreprise en pleine croissance qui embauche à tour de bras.

Certaines entreprises décident alors d’externaliser ce service et de faire appel à des recruteurs (chasseurs de têtes), service souvent coûteux. Les recruteurs sont des personnes avec de grandes compétences relationnelles, et qui ont à leur disposition des outils informatiques performants.

Pourquoi ne pas doter votre entreprise d’outils équivalents ?

Du CV papier à votre BDD

La pratique courante de l’envoi de CV par la poste est révolue depuis de nombreuses années, l’email a pris sa place. Et pourtant, cela n’apporte rien dans le traitement des candidatures, le CV reçu par email sera imprimé pour être traité, et probablement imprimé autant de fois que de décisionnaires dans la chaîne d’embauches.

De plus en plus d’entreprises l’ont compris, ce gaspillage de papier, de temps et d’argent peut être évité en remplaçant le CV reçu par email par un formulaire sur le site web de l’entreprise. Les données saisies dans le formulaire, représentant la candidature sont ensuite envoyées directement dans la Base de Données de l’entreprise. Le gain est déjà appréciable :

  • Réception de 100% des candidatures
  • Plus de papier
  • Plus besoin de trier ses emails pour en sortir les candidatures des autres messages
  • Le candidat sait que sa candidature a bien été envoyée
  • La version PDF du CV peut être envoyée en même temps par le candidat lors de la saisie du formulaire, la candidature reste exhaustive
  • Possibilité de trier / rechercher / partager facilement les candidatures
  • L’expérience est continue, pas besoin de quitter le site web de l’annonce pour envoyer sa candidature

On dit que le CV a été dématérialisé. Les possibilités deviennent illimitées :

  • Possibilité d’automatiser le processus d’embauche : consultations / validations uniquement par les personnes concernées / autorisées
  • Offrir un suivi en ligne de sa candidature au candidat
  • Créer des tests de compétence informatisés, disponibles sur ordinateur, et, les corriger automatiquement
  • Créer des tableaux de bord de suivi : réponses par poste, calcul du turn-over

Les entreprises ont tout à y gagner à dématérialiser leurs embauches. Pourquoi ne pas franchir le pas ?

Commentez cet article, et partagez vos expériences concernant les recrutements dans votre entreprise.