Après plusieurs projets aboutis de dématérialisation, il est maintenant temps de consacrer un article à cette pratique en pleine croissance.

Tour d’horizon d’un incontournable des entreprises en phase d’expansion.

Qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation consiste à conserver une information en se passant de support physique. Le plus souvent il s’agit de documents papiers, et le support final est un stockage numérique.

Scanner un document est une première étape de dématérialisation, mais pour diverses raisons, ce n’est pas suffisant :

  • Un document scanné brut n’est pas plus exploitable qu’un document papier.
  • Enjeux juridiques, certaines administrations obligent de conserver des documents originaux sous format papier.
  • Scanner un document n’est pas une finalité en soi

Les méta données

Une machine n’est pas réellement capable de comprendre un document qui a été scanné comme pourrait le faire un humain, du point de vue de votre ordinateur, c’est une image. Afin de permettre à la machine de le comprendre, il faut ajouter des « méta données », des données qui décrivent les données. Il s’agira par exemple de qualifier le document en précisant qu’il s’agit d’une facture ou d’un courrier de réclamation, d’extraire un prix ou une quantité ou bien une date. Afin d’y parvenir, deux solutions : la saisie manuelle, quelqu’un lit le document scanné et tape les informations dans un formulaire, ou bien la lecture automatique (LAD-RAD).

Ajouter des méta données permettra premièrement de réaliser des tâches simples comme trier les documents par date, ou effectuer une recherche pour les retrouver (fournisseur, client, référence).

En général, on s’adjoindra l’aide d’un logiciel de GED (Gestion Electronique de Documents).

Le cadre légal

Plusieurs plans de numérisation prévoient la suppression du papier, d’une part pour les marchés publics depuis 2012, et pour toutes les administrations d’ici 2020, cependant, les entreprises ne sont pas forcément affectées de la même manière.

Les services fiscaux obligent les entreprises à conserver l’exemplaire original des factures émises par les fournisseurs, il faut en effet être en mesure de prouver les montants de TVA qui on été récupérés.

Si cela semble représenter un frein à la dématérialisation, il faut tout de même nuancer cette obligation. Le document physique doit être conservé, mais rien n’oblige de le conserver au sein de vos locaux, vous pouvez par exemple externaliser l’archivage de vos factures afin de réduire l’encombrement, toutes les données dont vous pourriez avoir besoin sont déjà numérisées, seul un contrôle fiscal vous contraindra à ressortir la facture papier.

L’exploitation des documents dématérialisés

Une fois le document dématérialisé et ses méta données extraites, il conviendrait de trouver comment profiter au maximum de sa version numérique.

Instinctivement, il semble évident que cela peut éviter la double saisie. Un document dématérialisé, dont le contenu a été extrait de façon exhaustive pourra alimenter plusieurs applications de traitement. La saisie (ou la lecture automatique) n’aura été nécessaire qu’une seule fois.

Rapidement, on peut se dire que dématérialiser un document peut représenter la première étape d’un processus de traitement entier. En effet, scanner une facture pourra initier son traitement dès lors que la machine a conscience du contenu. Un fournisseur particulier pourra déclencher l’envoi dans le service concerné, alors qu’un montant dépassant un seuil fixé nécessitera plusieurs validations au lieu d’une seule.

Les enjeux

Financiers

4€ pour traiter une facture dématérialisée contre 15€ pour une facture traitée manuellement en moyenne, et des économies en corrélation pour les autres documents. Une économie conséquente si vous traitez des centaines de factures par mois.

Humains

Deux possibilités : la dématérialisation vous permet progressivement de vous passer de certains de vos collaborateurs, ou bien alors vous leur permettez de réaliser des tâches à valeur ajoutée. On préférera souvent cette dernière.

Compétitifs

Dans un monde numérique, il devient de plus en plus difficile de rester résilient face aux changements sur le paysage des PME. Si vos concurrents sont capables de réaliser une tâche similaire en 25% de temps en moins, leurs marges ou leurs tarifs seront impactés en proportion. Rater ce tournant sera décisif pour l’avenir de votre entreprise.

A côté de cela, dématérialiser vos documents en respectant certaines normes vous permettra de prétendre à des certifications, un plus indéniable à afficher fièrement sur le site web de votre entreprise.

Écologiques

Qui dit moins de papier dit moins d’arbres abattus, mais aussi moins de gaspillage

Big Data

Si jusque là il était compliqué de dresser des graphiques intéressants des performances de votre entreprise, ou réaliser des projections, cela devient tout à fait réalisable dans un contexte sans papier. Une fois les documents de votre activité numérisés, les données sont exploitables par une multitude d’outils et permettent d’obtenir une aide à la décision indispensable dans certaines situations.

Points cruciaux

La dématérialisation est un atout pour votre PME, mais il est nécessaire de considérer certains points essentiels qui risqueraient de compromettre votre système.

Sécurité

Vous avez facilité le travail des voleurs ! Toutes vos données, confidentielles ou non, sont réunies au même endroit, et subtilisables sans même casser la porte de vos bureaux. Vous l’aurez compris, il va falloir accroître la sécurité de votre système :

  • Réduire la connectivité des systèmes hébergeant les données
  • Contrôler les accès Systèmes et Physiques
  • Crypter certains contenus
  • Utiliser des mots de passe complexes
  • Utiliser des solutions logicielles qui ont faire leurs preuves ou se tourner vers des prestataires connaissant le métier

En cas de doute, ne pas hésitez à réaliser un audit de sécurité.

Redondance

Maintenant que votre système est sécurisé, vous pouvez dormir tranquille. Pas encore. Au fur et à mesure de la transition vers le « sans papier », vous avez négligé un élément, un incendie aurait pu ravager votre salle d’archives après de longues heures, mais un disque dur hébergeant vos précieux documents dématérialisés peut être endommagé par un simple choc.

Il est indispensable de comprendre que dès à présent, votre PME dépend de votre système informatique. Ce n’est pas une tare en soi, mais il faut en être conscient et se prémunir tant que possible des risques :

  • Créer un système redondant
  • Planifier des sauvegardes (très) régulières sur des supports différents et éventuellement délocalisés ou amovibles
  • Prévoir un Plan de Reprise d’Activité

Là encore, ne pas hésiter à se tourner vers un prestataire pouvant vous aider.

Le Changement

Une étape indispensable de la mise en place de votre système est d’anticiper le changement. Petit à petit dans votre démarche sans papier, vous avez modifié les façons de travailler de vos employés. Ceux n’ayant pas goûté à la révolution numérique seront complètement perdus et se sentiront parfois même exclus. Les autres, plus à l’aise, s’adapteront, avec sûrement de la réticence.

Ce rejet est normal, et il ne doit pas être combattu mais anticipé :

  • Intégrer vos employés dans vos projets de dématérialisation afin de valoriser leur point de vue, ils se sentiront impliqués et concernés par le résultat
  • Former votre personnel aux nouveaux outils
  • Rendre les utilisateurs autonomes. La plupart des outils classiques ont des documentations en ligne. Votre système sur mesure n’en a pas, ils vous revient de vous doter d’une documentation et de la mettre à disposition des personnes utilisant votre système

Conclusions

On conclura facilement que la dématérialisation est un tournant indispensable pour les PME, à aborder dès que possible et que s’il est envisageable de se lancer seul, il reste crucial de se faire accompagner afin de ne pas rater cette étape décisive pour le futur de votre entreprise.

3 thoughts on “Plus de papier : La dématérialisation pour les PME”

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