Si travailler derrière un bureau pendant plusieurs années peut vous apprendre quelque chose, c’est le peu de valeur ajoutée qui ressort des réunions internes d’une entreprise.

Jason Fried évoquait le sujet en 2010 lors de son Ted Talk “Why work doesn’t happen at work”.

Le but de cet article est de résumer rapidement les enjeux liés à l’organisation d’une réunion idéale afin de déterminer les éléments essentiels à sa mise en oeuvre, et comment il est possible de mettre en place une procédure informatisée (ou Workflow) pour les organiser.

Avant de commencer, il convient de définir ce que serait une réunion productive.

Le cas idéal

1 – Le sujet de la réunion et ses objectifs

La réunion productive est celle qui permet de dégager une solution ou des axes menant à la résolution d’un problème. Elle commence donc avec la mise en évidence d’une problématique qui doit être l’élément motivateur de son organisation.

Pas de problématique, pas de réunion. De la même façon, une réunion se doit d’avoir un objectif clairement établi avant son commencement (livrables, problème à résoudre, documents à rédiger). Une réunion dont le sujet serait “Nouvelle agence” n’est pas adéquat. Son titre est imprécis, et il est impossible de déterminer ce qui est attendu. “Réflexion sur l’ouverture d’une nouvelle agence” apporte l’information qu’il s’agit d’un brainstorming, mais là encore, le titre est imprécis. Un sujet plus approprié serait “L’ouverture d’une nouvelle agence dans le Sud est-il un choix viable”. Ce titre contient la problématique (ouverture d’une nouvelle agence) et l’objectif (la détermination de sa viabilité) en plus d’apporter une précision sur le lieu (dans le Sud). Si ce titre est trop long, il peut être raccourci en conservant la même information “Nouvelle agence Sud : viable ?”.

2 – L’animateur

Dans le cas idéal, la réunion est animée par une seule personne, laquelle est à l’initiative de la réunion, possède les connaissances nécessaires sur le sujet traité, ou possède une partie des éléments permettant de mener à la résolution de la problématique. L’animateur de la réunion doit aussi manier l’art de l’oration. Il n’est pas question de ne pas laisser les personnes moins à l’aise en public s’exprimer, mais chaque minute compte, et la qualité de la réunion dépend de la fluidité avec laquelle les informations seront échangées.

3 – Les participants

Dans la réunion idéale, seuls les collaborateurs essentiels sont convoqués. L’organisateur de la réunion verra certainement son ego flatté en exposant ses idées devant une demi douzaine de personnes, mais n’oublions pas qu’une réunion a un coût et qu’il peut être chiffré, il suffit de multiplier la durée de la réunion par le taux horaire de chaque employé y participant (exemple simplifié : au taux horaire moyen de 15€/h chargé à 30€/h, une réunion de 5 personnes d’une heure et demi coûte à l’entreprise 225€).

Afin de s’assurer que chaque participant est essentiel, posez-vous les bonnes questions : est-ce que ce collègue possède une compétence clé ? est-ce que l’information peut lui bénéficier ? Sera-t-il impliqué à un moment ou un autre dans le projet ?

Inversement, ne pas inclure un membre clé représente une erreur compromettant l’efficacité de la réunion. Il en va de même des réunions menant à une prise de décision si le décisionnaire est absent de la réunion.

4 -La logistique

Puisque la plupart des PME ne possèdent qu’un seul lieu de réunion, le problème se pose rarement, autrement, il est indispensable de mentionner le lieu.

L’invitation doit être envoyée aussi tôt que possible aux participants, lesquels doivent être en mesure de répondre qu’ils peuvent effectivement être présents ou non.

L’organisateur prendra tout de même soin de suggérer un ou des créneaux convenant à tous les participants. Il semble naturel de mentionner l’heure de début, mais l’heure de fin est également une composante essentielle d’une réunion productive. L’organisateur doit être en mesure d’évaluer la durée approximative de sa réunion. Il ne faut pas oublier que les ressources mobilisées par la réunion ne sont peut être disponibles que temporairement (autres réunions par exemple).

5 – Avant de venir

Il n’est que trop courant d’arriver dans une réunion où les participants n’ont pas d’idée du contenu parce qu’ils n’ont pas pris le soin de se renseigner ou d’étudier la question. Chaque participant doit connaître le sujet de la réunion à l’avance, ainsi que les objectifs et ce qu’il est attendu d’eux. Va-t-il falloir donner son point de vue, recevoir une nouvelle information ou mener à une décision ?

6 – Les notes

Lorsque les participants ressortent, ils ont pris des notes et savent clairement ce qu’ils doivent faire. L’organisateur doit consigner le contenu de la réunion par écrit afin que celui-ci soit disponible pour les participants ou pour des collaborateurs n’ayant pas participé mais qui ont besoin du compte rendu.

A la fin de la réunion, son organisateur peut alors réaliser une vérification rapide de l’efficacité de sa réunion : tous les points du sujet ont-il été abordés ? Les objectifs ont ils été atteints ? Est-ce que chaque participant a contribué à la réunion ? La réunion a-t-elle durée plus ou moins de temps que prévu ?

Les choses à éviter

1 – La réunion tous les jeudis matins

Une réunion est un événement habituellement exceptionnel, et il est peu probable qu’une réunion périodique, tel qu’un rendez-vous hebdomadaire de toute l’équipe soit productif. Il est donc conseillé de les éviter à moins d’avoir des raisons valables.

2 – Réunionite aiguë

Un fauteur de trouble nourrissant la réunionite aiguë se nomme Google Calendar. Si l’outil, utilisé de plus en plus par les professionnels simplifie à merveille leur organisation et l’invitation de collaborateurs, sa simplicité pousse parfois à ne pas se poser les bonnes questions et se contenter d’ajouter une réunion dans un agenda pour un sujet qui pourrait être traité autrement. Une phrase simple permet d’identifier qu’une réunion sera inutile : “mets moi une réunion”.

3 – Rater une réunion sans prévenir / s’être désisté à l’avance

Et bien oui, c’est le signe que vous ne portez pas d’intérêt à vos collègues et à leur travail.

La mise en pratique

Ce magnifique diagramme issu de l’article Meetings: The ultimate time-suck and what to do about them illustre une procédure fantaisiste qui peut vous aider à déterminer si votre réunion a lieu d’être.

Et bien pas si fantaisiste que cela en le lisant attentivement !

Mais il serait utile d’avoir une solution plus pratique à mettre en oeuvre. Pourquoi ne pas concevoir un worfklow simple de demande de réunion, accompagné d’un formulaire simple et efficace ?

1 – Les étapes

L’animateur de la réunion est souvent à son initiative, mais dans la pratique, un directeur ou un supérieur hiérarchique peut la solliciter. Il serait évidemment souhaitable que ce dernier soit présent et encadre alors la réunion, mais ce n’est pas toujours le cas. Il peut aussi arriver dans la pratique qu’une réunion soit demandée par un collaborateur ayant besoin d’aide sur un projet par exemple, mais son organisation devrait rester à la charge d’un responsable ayant pris connaissance du besoin. Notre Workflow doit gérer ces cas.

D’une manière générale, il serait souhaitable que la réunion reçoive l’aval d’un responsable avant d’être tenue, une étape de validation peut être intégrée dans notre Workflow. Seulement après cela, les participants sont notifiés des modalités de la réunion (date, lieu, contenu).

Lorsque la réunion est terminée, l’organisateur établit un compte rendu et partage les informations avec les personnes concernées.

Voici un diagramme représentant notre Workflow :

Le diagramme correspond à la description faite précédemment, voici le détail de chaque étape :

  1. Tous les membres du personnel sont habilités à instancier le Workflow et donc solliciter une réunion.
  2. Un responsable du solliciteur valide la demande s’il la trouve légitime et la complète éventuellement.
  3. Les participants sont notifiés et il est possible d’itérer sur cette étape tant qu’un créneau satisfaisant tous les participants n’est pas trouvé.
  4. La réunion a lieu et son organisateur saisit un compte rendu.
  5. Le résultat de la réunion est rendu disponible aux collaborateurs qui en ont la permission

Ce schéma simple permet donc de formaliser la mise en place de notre réunion idéale.

2 – Le formulaire

Passons maintenant à l’élaboration du formulaire contenant la demande et donc les données du Workflow.

Le formulaire est divisé en 5 parties :

  1. Le demandeur et la date de la demande : pour la traçabilité, évidemment, un bon logiciel de Workflow permettra d’avoir un historique bien plus détaillé de chaque demande.
  2. Le sujet et les objectifs de la réunion : Si ces informations ne peuvent pas être complétées, alors il y a fort à parier que la réunion est inutile et pourra être remplacée par un simple email ou un appel.
  3. Les infos logistiques : lieu / date /durée.
  4. Les participants et la raison de leur convocation : là encore, s’il n’est pas possible de justifier clairement la nécessité de convoquer un collègue, sa présence n’est probablement pas nécessaire.
  5. Compte rendu : la réunion doit être consignée pour être retrouvée plus tard.

3 – Mise en oeuvre

Le Workflow que nous venons d’étudier est un cas générique et volontairement simplifié mais qui constitue une base à l’organisation de réunions productives. Il peut être adapté aux besoins de chaque structure.

Si votre entreprise possède un logiciel de Workflow, vous n’aurez alors certainement pas de mal à le transposer dans votre système et commencer à l’exploiter dès aujourd’hui. Autrement, vous pouvez me contacter pour que je vous oriente vers les solutions adéquates dans l’attente d’un article traitant de ce sujet ou lire notre article sur les Workflows métiers.

 

Comme toujours, n’hésitez pas à commenter cet article et faire part de vos idées, conseils ou même suggestions d’amélioration 😉

Rollando

Author: Rollando

Adrien Rolland Palomba a.k.a Rollando est un ingénieur en informatique Français. Il a choisi la voie de créer sa propre entreprise de Développements & Consulting. Il aime les projets casse têtes et la satisfaction de les mener à terme.

contact@rollandev.com / 06.52.73.15.92

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