Un Workflow est la modélisation d’une succession d’étapes à accomplir afin de traiter une tâche : le règlement d’une facture, l’achat d’un bien par un client, la publication d’un article ou encore le lancement d’un nouveau projet, les possibilités sont illimitées.

Si le terme de Workfow ne vous est pas familier, vous connaissez peut être son principe sous l’un de ses synonymes : flux de travail, processus, process, procédure, BPM, et vous utilisez forcément ce genre de façon de travailler sans forcément lui donner un nom.

En revanche, formaliser les procédures de votre entreprise et les représenter sous forme de Worflow est une étape importante afin d’en analyser les tenants et les aboutissants. Vous pourrez rapidement visualsier les acteurs et déterminer les goulots d’étranglement. C’est également ainsi que l’optimisation d’un processus commence. Une fois modélisé, il sera plus simple de le modifier pour l’améliorer, puis l’automatiser en numérisant son traitement.

Dessine-moi un Workflow

Un Worflow est donc une succession d’étapes. Ces étapes représentent la nécessité d’une intervention. Cette intervention peut être mise en oeuvre par un acteur qu’il s’agisse d’un humain ou d’une machine (un événement) ou le résultat d’un autre processus.

Afin de changer d’étape, il est donc nécessaire d’intervenir au travers d’une action. Ce sont les actions qui initient les transitions d’une étape à l’autre.

Un exemple illustrera mieux que les mots de quoi nous parlons.

L’illustration ci-dessus représente un Worflow de traitement de facture. Si cette représentation semble esthétique et parfaite pour « vendre » un Workflow, l’illustration suivante, plus sobre, sera préférable. Il est à noter que la façon dont son représentés les Workflows dans cet article ne respectent par rigoureusement les conventions de représentation dans un souci de lisibilité.

Le cercle vert représente le début du Workflow et le rouge la fin. Chaque carré est une étape, et chaque flèche une transition. Voici un détail du processus :

  1. Réception d’une facture : la facture est reçue par courrier, décachetée puis ajoutée à la pile, ce qui représente la première action et mène vers la seconde étape
  2. Saisie : la facture est saisie par une assistante dans le logiciel métier de l’entreprise ainsi que dans le logiciel de comptabilité. Un email est ensuite adressé au fournisseur pour lui faire savoir que sa facture a été reçue.
  3. Validation de la facture : le directeur trouve la facture sur son bureau et la signe pour valider son paiement
  4. Le service comptabilité reçoit le document papier et contacte la banque pour payer le fournisseur. La comptable prévient le fournisseur par email du règlement lorsque les paiements sont supérieurs à 1000€. C’est la fin du Workflow.

Ce schéma simple contient déjà beaucoup d’informations qui peuvent être interprétées par un professionnel et transformées en quelque chose de plus efficace. Il permet déjà de réaliser la charge de travail de chaque acteur en fonction de sa position dans le Workflow.

Les avantages des Workflows numériques

Imaginons maintenant que l’on améliore le Workflow précédent en le numérisant. C’est à dire, en l’automatisant via un système informatique, qu’il s’agisse d’un logiciel dédié aux Worfklows, ou un logiciel sur mesure pour les besoins de l’entreprise.

Nous avons donc le même Worfklow que précédemment, avec en rouge les actions réalisées par un humain, et en vert celles réalisées automatiquement. Voici les différences :

  1. Le document est maintenant scanné (dématérialisé)
  2. L’envoi de l’accusé au fournisseur se fait automatiquement
  3. L’assistante saisit la facture une seule fois et non deux comme auparavant, le système se charge de dupliquer le contenu dans les différents systèmes annexes (ERP, logiciel de comptabilité, archivage, x systèmes)
  4. La notification de paiement est envoyée au fournisseur automatiquement. Le système a pris la décision en fonction du montant saisi par l’assistante.
  5. Les interlocuteurs n’ont jamais manipulé la version papier de la facture. Seules les informations saisies par l’assistante ont été visualisées et donc affichées de manière normalisée. Bien sûr, il est possible de consulter la version scannée du document.

Le Worfklow a donc été fortement amélioré via son automatisation. Des étapes requérant une intervention manuelle avant sont maintenant réalisées automatiquement.

De plus, plusieurs avantages sont déjà envisageables :

  • Traçabilité : il devient possible de savoir qui a agi sur la facture, quand, et en prenant quelle décision
  • Sécurité : puisque le papier n’est plus utilisé, il est possible de contrôler qui a accès au document via des accès sécurisés
  • Partage : de la même façon, il est possible de partager les informations avec autant d’acteurs que nécessaire
  • Erreurs : puisque le nombre de saisie est réduit, le nombre d’erreurs diminue également
  • Efficacité : les procédures sont traitées plus rapidement, jusqu’à 50% plus vite
  • Coûts : le coût de traitement est divisé en moyenne par 4 pour une facture, les autres types de procédures bénéficient évidemment d’un gain en efficacité dépendamment de leur complexité.

Un Worflow dans un Workflow

Une erreur commune est de vouloir formaliser l’intégralité d’une procédure en cherchant à représenter chaque micro étape. Cela est une erreur qu’il convient d’éviter pour ne pas se retrouver avec un Workflow inutilisable.

Reprenons l’exemple du traitement de factures. Dans les cas précédents, le cas du refus par le directeur n’a pas été évoqué et simplement représenté par une flèche terminant le Worflow. Dans la réalité, cela se passerait bien sûr autrement. Selon la raison du désaccord, des actions différentes devraient être entreprises et non simplement mettre la facture de côté.

Dans ce nouveau Worfklow, le refus est représenté par la case bleue, qui est en fait un sous Workflow, un Worflow dans un Worflow. L’avantage de cette représentation est double :

  • Permettre de représenter le Worfklow de traitement de facture sans se soucier de la représentation du cas « Refus ». Le Worklow peut tout de même être automatisé tel quel, et le refus sera traité de façon manuelle en attendant de trouver la façon adéquate
  • La modélisation en est simplifiée. Découper une grosse procédure en sous Worfklow en fonction de leur sémantique permet de garder une vision d’ensemble du système.

Nous pouvons maintenant concevoir le traitement du refus de validation.

L’illustration précédente modélise ce traitement qui s’apparente à un Workflow normal, semblable au premier.

  1. Une fois de plus, l’envoi de notification est automatique.
  2. Résolution du conflit : cette étape a 3 actions possibles
    1. Le conflit est résolu, on termine le processus et retourne au processus principal (vers le règlement)
    2. La planification d’une rencontre avec le fournisseur : l’action itère sur l’étape elle même, cela permet d’anticiper que plusieurs rencontres seront nécessaires sans en connaître le nombre à l’avance
    3. L’envoi en contentieux : en cad d’échec de la résolution, le cas sera confié au service contentieux. Ici encore, il s’agit d’un sous Workflow. L’imbrication de Worflow n’a pas techniquement de limite.

Ce cas permet de mettre en exergue un avantage supplémentaire des sous Workflows : la réutilisabilité. Le traitement en contentieux n’est pas forcément propre au traitement des factures et peut aussi s’appliquer dans le cas d’un souci avec une vente par exemple. La seule nécessité étant d’élaborer cette brique (étape) de façon à ce qu’elle soit en mesure d’être générique et traiter indifféremment une facture ou une vente.

Et après ?

On pourrait être tenté de penser que le traitement des procédures est la fin en soit des Workflows, mais il existe en fait la possibilité d’en tirer davantage d’efficacité.

La LAD-RAD

Tout d’abord, nous avons supposé que la saisie des documents était une taĉhe manuelle. Mais les technologies modernes permettent de s’en affranchir de façon de plus en plus fiable en utilisant la LAD-RAD (Lecture Automatique de Documents – Reconnaissance Automatique de Documents) qui va reconnaître le document scanné et instancier le Workflow correspondant en pré saissisant les données. Les taux de reconnaissance actuels oscillent entre 70% et 90% et son en constante augmentation. Dans le cas où une marge d’erreur n’est pas permise, il est également possible d’externaliser la saisie des factures dans un centre de saisie.

Le Reporting

Et bien il serait dommage de posséder autant de données numérisées sans les exploiter. Vous avez à présent l’intégralité de vos documents dans une base de données, avec leur contenu, mais aussi leurs performances de traitement. Après quelques semaines déjà, vous pourrez commencer à générer des graphiques, déceler les ralentissements et les étapes requérant plus d’attention. Mais aussi dégager des tendances de vos données, savoir quel employé est le plus rapide, où le meilleur client du mois, savoir si vous êtes payé dans les temps ou si vos fournisseurs le sont, afficher la moyenne de contentieux par mois, par années, etc

Extranet

Un extranet n’a rien de nouveau, vous l’utilisez déjà pour permettre à vos employés de travailler de chez eux ou pour consulter votre ERP depuis chez vous. Pourquoi ne pas ouvrir votre système à vos partenaires ? Il est envisageable d’intégrer vos fournisseurs ou vos clients dans vos Workflows et les laisser prendre part au traitement de certaines tâches, leur permettre d’être informés de l’avancement d’un processus et jouer la transparence.

Les solutions logicielles

Il existe de plus en plus de solutions logicielles pour mettre en oeuvre des Worflows. La possibilité de concevoir un Worfklow de zéro (en développant la solution de A à Z) est également envisageable dans certains cas comme la nécessité de ne traiter qu’un ou deux Worfklows différents, ou bien si les Workflows sont trop complexes pour être modélisés dans un logiciel classique.

Parmi les offres sur le marché de l’open source, on citera notamment JBPM, Activiti et Bonita Soft. Les deux premiers étant sous licence Apache 2, et le dernier en GPL2. Bien qu’il existe généralement une communauté très active pour l’offre open source, il est souvent indispensable d’avoir des connaissances approfondies en informatique pour se servir pleinement de ce genre solutions. La plupart des solutions open source sont développées ou maintenues par des sociétés offrant un support payant, qui représente une des formes de revenus possibles pour un logiciel gratuit.

Les entreprises souhaiteront plus souvent se tourner vers l’offre payante, dont les solutions sont plus faciles à prendre en main.

Quel logiciel est le meilleur ? Lequel satisfera vos besoins au mieux ? De telles questions ne peuvent être traitées de façon aveugle et seule une analyse des besoins particuliers de votre entreprise permettra de le déterminer.

Confiez-nous votre opinion en commentaires et dîtes-nous quel logiciel vous avez choisi.

Rollando

Author: Rollando

Adrien Rolland Palomba a.k.a Rollando est un ingénieur en informatique Français. Il a choisi la voie (compliquée :D) de créer sa propre entreprise de Développements & Consulting. Il aime les projets casse têtes et la satisfaction de les mener à terme.

contact@rollandev.com / 06.52.73.15.92

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